В стартапе или очень мелком бизнесе организационная схема часто выглядит как горизонтальная линия с владельцем бизнеса над ним – все в компании отчитываются непосредственно перед ним. По мере роста и усложнения бизнеса добавляются дополнительные слои. Организационная структура внедряется с течением времени, с предлагаемыми изменениями в структуре, описанной в бизнес-плане компании. Мысль, которая идёт в разработке оптимальной организационной структуры является частью процесса годового планирования.
Разработка должностных инструкций
У каждого сотрудника есть инструкция, согласно которой он или она знают что им делать в настоящее время и за что он или она несёт ответственность. Её описание работы должно включать навыки, необходимые для достижения успеха на этой должности, которые в настоящее время отчитываются перед вышестоящим, и кто он или она в организации, с которой эта должность регулярно взаимодействует. Описания заданий помогают владельцу бизнеса учитывать все задачи и функции, необходимые для управления компанией, и определять, являются ли рабочие нагрузки разумными. По мере роста компании он может видеть, что один менеджер отвечает за слишком много операционных функций и имеет слишком много сотрудников, подотчетных ему. Он может разделить эту должность на две отдельные должности и нанять менеджера на новую должность.
Анализ текущего персонала
Рассмотрим прогнозируемые планы роста и расширения компании. Определите, какие навыки потребуются на каждой должности в компании, в частности на руководящих должностях. Решите, есть ли у ваших нынешних сотрудников возможность расти вместе с компанией и брать на себя большую ответственность. Определите, есть ли у нынешних сотрудников возможности контролировать других сотрудников и переходить на управленческие роли. Разработайте карьерный план для каждого члена команды, показывая, что навыки, которые они должны развивать необходимы, чтобы продвигаться внутри компании. Это может включать дополнительное обучение или образование.
Определение добавляемых позиций
Разрыв между возможностями ваших нынешних сотрудников и набором навыков, необходимых в будущем, будет заполнен новыми сотрудниками. Создайте описания должностей, которые будут созданы в следующем году и в последующий период. Обратите особое внимание на опыт, образование и навыки, которые требует каждая позиция. После тщательного составления описаний для этих новых позиций, владелец бизнеса должен быть в состоянии описать идеального кандидата для каждой из них.
Создание организационных диаграмм
Если бизнес-план охватывает следующие три года, например, создайте запланированную организационную схему, показывающую, как организация будет выглядеть в конце каждого из трёх лет. Каждая позиция на графике в компании представлена прямоугольником. Имена нынешних сотрудников находятся в их ячейках. Позиции, которые будут добавлены, будут просто иметь название, например, бухгалтер. Спроектируйте отношения отчетности для каждой позиции – кто отчитывается перед каким менеджером. Отображение организационной структуры в виде диаграммы поможет владельцу бизнеса определить, является ли организация сбалансированной – это является обеспечением того, чтобы ни один из менеджеров не будет иметь необоснованного количества сотрудников за их надзором и каждый менеджер имеет вспомогательный персонал, необходимый для выполнения задач, возложенных на него владельцем компании.
Представить новую структуру
С обновленной организационной структурой, разработанной и изображённой в виде диаграммы, владелец малого бизнеса представляет изменения своим сотрудникам. Владелец должен быть откровенным в том, почему необходимы изменения в структуре, чтобы приспособить рост и позволить компании работать более эффективно. Если сотрудники понимают логику структуры, они с большей вероятностью поддержат её.